RÈGLEMENT INTÉRIEUR
INTRODUCTION
Ce présent règlement intérieur a pour but de compléter les statuts de l’association sans modifier ou altérer leur contenu. En cas de discordance, c’est la disposition prévue dans les statuts qui sera retenue.
TITRE I : FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 1 : Élection des membres du Conseil d’Administration
1.1 Sont éligibles les membres actifs à jour de leur cotisation.
1.2 Les membres sortants sont rééligibles.
1.3 L’élection a lieu à bulletin secret suivant le principe d’un scrutin nominal à deux tours.
Sont élus au premier tour les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix et la majorité absolue des bulletins exprimés, dans la limite des places ouvertes.
Un deuxième tour est organisé si ce premier tour ne permet pas de pourvoir à l’ensemble des places ouvertes et qu’il reste des candidats.
Ne pourront maintenir leur candidature au second tour que les candidats ayant obtenu au moins 10 % des suffrages exprimés.
Sont élus au deuxième tour les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix, avec un minimum de 30 % des bulletins exprimés, dans la limite des places ouvertes.
À chaque tour, l’article des statuts définissant le quota de permanents salariés est prioritaire sur la règle de majorité.
1.4 Sont considérés comme suffrages exprimés les bulletins valides et les bulletins blancs.
1.5 Est frappé de nullité tout bulletin de vote illisible ou comportant des marques propres à le reconnaître, des indications autres que celles demandées, ou plus de noms que nécessaires.
1.6 Il ne peut y avoir plus d’un (1) salarié de l’association comme membre siégeant au Conseil d’Administration.
Lors du renouvellement annuel du Conseil d’Administration:
- si ce quota est atteint, aucune candidature de cette catégorie n’est recevable,
- si ce quota n’est pas atteint, les candidatures de salariés de l’association sont soumises au même vote que les autres candidatures. Dans la limite du quota, seront élus les candidats rassemblant le plus grand nombre de voix.
1.7 En cas de dépassement de ce quota suite à l’embauche ou le renouvellement de contrat d’un membre du Conseil d’Administration, ce dernier est dans l’obligation de démissionner de son mandat d’administrateur.
Article 2 : Définition d’un salarié
Sont considérés comme salariés de l’association les personnes en CDI, CDD, ou toute autre forme de contrat de travail, rémunérées à plein temps ou moins, selon la réglementation en vigueur imposée par le législateur.
Article 3 : Absence aux réunions
Les membres sont tenus de participer personnellement à toutes les réunions du Conseil d’Administration. En cas d’impossibilité, les membres doivent justifier de leur absence par écrit (courrier papier ou courrier électronique) au siège social de l’association La Fabrique ou à son président et cela dès réception de la convocation et au plus tard 48 heures avant ledit Conseil d’Administration.
Tout membre manquant à au moins deux (2) séances consécutives sans justification peut être considéré comme démissionnaire. Dans ce cas, le Conseil d’Administration peut pourvoir à son remplacement, conformément aux dispositions prévues par les statuts et le règlement intérieur.
Article 4 : Les décisions et leur mise en œuvre
4.1 Les décisions arrêtées par le Conseil d’Administration présentent un caractère exécutoire s’imposant à l’association dans son ensemble (membres usagers, membres actifs, membres élus, salariés). Seule l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire peut valablement remettre en cause une décision du Conseil d’Administration.
4.2 Il est tenu un registre des décisions du Conseil d’Administration.
4.3 La recherche de consensus est le mode privilégié pour la prise de décisions au sein du Conseil d’Administration.
4.4 En cas de votes, ceux-ci ont lieu à main levée, au scrutin majoritaire à un tour, des membres du Conseil d’Administration présents.
4.5 Le vote à bulletin secret est possible à la demande d’un membre présent du Conseil d’Administration.
Article 5 : Le compte rendu
5.1 Il est tenu un compte rendu de chaque Conseil d’Administration.
5.2 Le Secrétaire est responsable de sa rédaction et de sa diffusion.
Il peut cependant déléguer ces tâches à un autre membre du Conseil d’Administration.
5.3 Un projet de compte rendu doit être diffusé au plus tard quinze (15) jours après la tenue de la réunion du Conseil d’Administration correspondante au sein du Conseil d’Administration. Un mémento intitulé « processus de compte-rendu » en définit la procédure et les échéances. Ce mémento est élaboré et voté à la majorité simple par le Conseil d’Administration.
5.4 Le compte rendu fait l’objet d’une approbation par le Conseil d’Administration lors de sa réunion suivante.
Article 6 : Gratuité du mandat
Les administrateurs de l’association ne peuvent être rétribués pour l’exercice de leurs fonctions électives. Seuls des remboursements de frais sont possibles, et uniquement avec leurs justificatifs.
Article 7 : Commissions et groupes de travail
Afin de mettre en pratique les orientations adoptées par l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration peut se doter de commissions et/ou de groupes de travail chargés de la mise en place effective du texte d’orientation et pour bonne marche de l’association au quotidien.
Article 8 : Remboursement des frais
Le remboursement des frais engagés par les membres des commissions et des groupes de travail est conditionné par une approbation préalable du Trésorier ou du Président ou par une décision du Conseil d’Administration.
Article 9 : Le vote électronique/informatique à distance
Le quorum du vote électronique est celui nécessaire à la tenue d’un conseil d’administration. Toute proposition mise au vote doit obtenir, pour être adoptée, la majorité simple des votes exprimés.
Si après un délai de 36h, l’intégralité des membres du conseil d’administration n’a pas voté, le vote est prorogé une nouvelle et dernière fois de 36 heures. Pour que le vote soit valable, le quorum doit être atteint à l’issue de ces 36 heures.
Ces délais permettent aux administrateurs d’être informés du vote, de délibérer et de voter. Les votes sont comptabilisés à l’issue des tranches de 36 heures, et ils peuvent être modifiés par chacun des votants durant ces tranches de 36 heures.
Si le quorum des administrateurs n’est pas atteint à l’issue de ces délais, le vote est considéré comme nul.
TITRE II : FONCTIONNEMENT DU BUREAU
Article 10 : Composition du Bureau
Comme indiqué par l’article 30 des statuts, le Bureau est composé de trois (3) à six (6) membres, dont les missions et responsabilités sont recensées dans un mémento intitulé « rôle et responsabilité des élus du Bureau ».
Article 11 : Élection du Bureau
11.1 Le Conseil d’Administration nouvellement élu se réunit au plus tard trente (30) jours après son élection, pour élire, parmi ses membres jouissant du plein exercice de leurs droits civiques, le nouveau Bureau.
Si l’ancien Président ne fait pas partie du nouveau Conseil d’Administration, celui-ci se réunit immédiatement pour élire le nouveau Bureau.
Cette élection est placée sous la présidence d’un membre du Conseil d’Administration désigné en début de séance.
11.2 A la demande d’un membre du Conseil d’Administration, le vote est à bulletin secret.
Article 12 : Pouvoir du Bureau
Les membres du bureau sont les intermédiaires entre le Conseil d’Administration et les salariés.
Article 13 : Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration et validé par l’Assemblée Générale Ordinaire.
TITRE III : LES MEMBRES DE L’ASSOCIATION
Article 14 : Perte de la qualité de membre usagers de l’association
La qualité de membre usagers définie par l’article 6 des statuts, se perd par :
14.1 Sa démission, étant automatique et prenant effet dès que cette démission est adressée, par courrier papier, au siège social de l’association La Fabrique ou à son président. Cette démission n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
14.2 La dissolution de l’association La Fabrique. La radiation est automatique et prend effet dès que l’association La Fabrique a connaissance de la parution au Journal Officiel de l’acte de dissolution.
14.3 Sa radiation prononcée par le Conseil d’Administration de l’association La Fabrique, dans les cas suivants:
- Pour non respect répété des statuts, du règlement intérieur ou de la charte des usagers de La Fabrique
- Refus d’appliquer des décisions prises par l’Assemblée Générale.
- Motif grave.
14.4 Le cas de non-paiement de la cotisation annuelle un an après son exigibilité, vaut démission.
14.5 Le remboursement de l’adhésion n’est possible en aucun cas.
Article 15 : Perte de la qualité de membre du Conseil d’Administration
La qualité de membre du Conseil d’Administration définie par l’article 22 des statuts, se perd par :
15.1 Sa démission de membre du Conseil d’Administration, étant automatique et prenant effet dès que cette démission est adressée, par courrier papier ou par courrier électronique, au siège social de l’association La Fabrique ou à son président. Cette démission n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
15.2 Sa démission de membre du Conseil d’Administration, étant automatique après au moins 2 (deux) absences non justifiées aux réunions du Conseil d’Administration.
15.3 Sa radiation prononcée par le Conseil d’Administration de l’association La Fabrique, dans les cas suivants:
- pour absence répétée aux Conseils d’Administration tels que spécifié par les statuts et le règlement intérieur
- non respect répété des statuts ou du règlement intérieur.
- refus d’appliquer des décisions prises par l’Assemblée Générale.
- motif grave.
15.4 Le cas de non-paiement de la cotisation annuelle un an après son exigibilité, vaut démission.
15.5 Pour un membre salarié de l’association La Fabrique cumulant ses fonctions de salarié et celles de membre du Conseil d’Administration depuis plus de 6 mois, tel que défini par les statuts, vaut démission de ses fonctions électives au sein du Conseil d’Administration. Il conserve sa qualité de membres usagers et celle de membres actifs.
Article 16 : Procédure de convocation au Conseil d’Administration d’un membre usager en cas de sanction
Les articles 16 à 19 donnent la procédure à suivre pour établir une sanction envers tout membre usager (quelle qu’en soit sa qualité).
16.1 L’intéressé pourra présenter sa défense au Conseil d’Administration devant se prononcer sur les sanctions à appliquer à l’intéressé.
16.2 L’intéressé sera informé, par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins quinze (15) jours avant la date du Conseil d’Administration statuant sur ses sanctions.
Il sera invité à y présenter sa défense.
Ce courrier devra lui citer les articles 1 à 6 du présent règlement intérieur et de l’article 9 des statuts, ainsi que les faits qui lui sont reprochés, et préciser l’éventualité et la nature de la sanction encourues.
16.3 Durant cet intervalle, le Conseil d’Administration pourra décider le gel du statut d’usager de La Fabrique de l’intéressé. Il ne pourra alors bénéficier des services, des droits et des privilèges donnés aux membres usagers de L’association La Fabrique.
Article 17 : Types de sanctions que peuvent prononcer le Conseil d’Administration
Les sanctions peuvent prendre différentes formes :
- Une réduction des services proposés par l’association La Fabrique à l’intéressé.
- Un accès limité dans le temps ou dans l’accès aux locaux ou à certains ateliers gérés par l’association La Fabrique.
- L’exclusion temporaire de l’intéressé de l’association La Fabrique. Cette exclusion peut être limitée dans le temps et conditionnée à l’obtention d’un certificat, d’un diplôme ou de toute autre formation jugé indispensable et nécessaire à la levée des sanctions.
- La radiation permanente de l’intéressé de l’association La Fabrique.
Article 18 : défense d’un membre devant le Conseil d’Administration
18.1 L’intéressé pourra présenter sa défense au Conseil d’Administration devant se prononcer sur sa sanction de membre de l’association. En accord avec les deux (2) parties, l’intéressé pourra présenter sa défense à un nombre réduit des représentants du Conseil d’Administration.
18.2 Si l’intéressé ne peut se présenter au Conseil d’Administration, il peut toujours présenter sa défense par lettre qu’il enverra au siège social de l’association au moins une semaine avant le déroulement du Conseil d’Administration. Cette lettre devra être portée à la connaissance de tous les administrateurs présents.
18.3 L’intéressé peut venir accompagné par un autre membre de l’association (quelle qu’en soit sa qualité). Ce membre soutien de l’intéressé est neutre et témoin des échanges des débats entre l’intéressé et les membres du Conseil d’Administration. Il est garant que l’intéressé puisse s’exprimer et présenter sa défense devant le Conseil d’Administration.
Article 19 : Délibération du Conseil d’Administration dans le cas de sanction d’un membre usager
19.1 La délibération et le vote sur les sanctions ou la radiation sont faites en l’absence de l’intéressé et de son témoin à la majorité du scrutin qualifié qui est fixée à deux tiers des membres présents du Conseil d’Administration.
19.2 Le quorum du Conseil d’Administration est d’au moins cinquante (50 %) pour cent des membres totaux du Conseil d’Administration.
19.3 Une fois votées par le Conseil d’Administration, les sanctions ou la radiation ont un effet immédiat. La décision peut être annoncée à l’intéressé oralement par un des membres du Conseil d’Administration présent durant le Conseil d’Administration statuant sur ces sanctions.
19.4 Il doit être notifié à l’intéressé par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard trente (30) jours après la tenue du Conseil d’Administration où il a pu présenter sa défense et statuant sur ses sanctions.
19.5 Tous les frais que l’intéressé pourra effectuer pour sa défense (transport, logement …) sont à sa charge, quelque soit la décision du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale.
19.6 Si les sanctions sont prononcées par le Conseil d’Administration, le seul recours de l’intéressé est l’Assemblée Générale où il sera invité à présenter sa défense. Pour cela, il doit en faire la demande au plus tard trente (30) jours après la prise de position du Conseil d’Administration.
Ce recours n’est pas suspensif de la mesure de radiation.